INTERVIEW

Groeiend Het Notarieel stapt meer in de spotlights


Al onze juristen
moeten zich deel
voelen van Het
Notarieel

Het Notarieel is in dertien jaar tijd uitgegroeid tot het grootste ‘pure’ notariskantoor van Nederland. Bij zes -vestigingen in het oosten van het land werken 31 -(kandidaat-) notarissen; in totaal telt het kantoor zo’n 120 mensen. De tijd is rijp om nog zichtbaarder te worden bij zowel grote cliënten als juridisch talent van morgen, aldus partners Dick Timmerman en Anne-Marie Smelt.

Door Joris Rietbroek | Foto’s: Roel Dijkstra Fotografie

Een kleine flashback naar 2006. Enkele notarissen splitsen zich af van advocatenkantoor Nysingh, waar ze nu en dan stuiten op belangenconflicten met de advocatentak. Ze besluiten een nieuw notariskantoor te starten in Zwolle, waar Dick Timmerman al gevestigd is als notaris gespecialiseerd in vastgoed. Ze breken zich het hoofd over een goede kantoornaam. Het ingehuurde reclamebureau heeft wel een idee: ‘Waarom niet Het Notarieel?’

“Onze primaire reactie was: dat doen we niet, wat een suffe naam,” herinnert Timmerman zich. “Maar onze adviseur zei: ‘Doe het nu maar, dan ben je voor de rest van je leven klaar. Zodra een kantoornaam is gekoppeld aan personen, moet je hem weer aanpassen zodra er iemand vertrekt.’ We hadden toen nog niet de gedachte dat we ooit meerdere kantoren zouden openen. Nu blijkt het een briljante naam te zijn: het bekt lekker, kantoren die zich aansluiten kunnen de naam eenvoudig aannemen en mocht iemand ooit weggaan, dan blijft Het Notarieel gewoon Het Notarieel. Zo zie je maar, een goed reclamebureau is het halve werk.”

Een paar jaar na de oprichting van Het Notarieel brak de vastgoedcrisis uit. “Hierdoor moesten we wel saneren, al bleef de vastgoedmarkt in Zwolle redelijk op peil,” zegt Timmerman. “Uiteindelijk bood de crisis ook kansen voor ons: nabije notariskantoren die het moeilijk hadden, zochten naar manieren om samen te werken. Al gauw haakten notariskantoren in Deventer en Rijssen- Holten aan. Zij maken sindsdien deel uit van Het Notarieel.”

Backoffice als ontzorging

Inmiddels is Het Notarieel uitgegroeid tot een van de grootste onafhankelijke full-service notariskantoren van Nederland. Er zijn zes vestigingen, in Zwolle, Deventer, Kampen, Meppel, Rijssen--Holten en per 1 januari 2020 in Emmeloord (Flevoland), waar Pekel & Klein Notarissen zich heeft aangesloten. “Opvolging is in het notariaat een groot probleem op het moment,” weet Timmerman. “Deze notarissen zijn eind vijftig en willen afbouwen. Op korte termijn gaat een van onze kandidaat-notarissen het kantoor bestieren en hen daarna opvolgen als notaris.”

Met deze toevoeging telt Het Notarieel circa 120 medewerkers, onder wie acht notarissen, twintig kandidaat-notarissen en drie toegevoegd notarissen. Zij bedienen zowel particulieren als ondernemers, in alle relevante rechtsgebieden. Zo’n 55 mensen werken vanuit Zwolle: hier is de volledige backoffice ingericht, inclusief HR, administratie, ICT en office management. Ook alle telefoontjes voor elke Het Notarieel-vestiging worden opgenomen in Zwolle. “Dat maakt onze formule uniek, in ieder geval in deze hoek van het land,” zegt Timmerman. “Datgene waar notarissen zelf niet veel zin in hebben, zoals de boekhouding, doen we hier voor alle vestigingen.”

Er zijn momenteel gesprekken gaande met nog twee middelgrote notariskantoren in de buurt die willen aanhaken, geeft de notaris aan. “Ook zij kijken naar de toekomst en willen richting het moment van hun opvolging ontzorgd worden op het gebied van boekhouding, ICT-zaken of kennisdeling. Het is geen doel op zich dat we naar tien of twintig vestigingen toe willen, maar als zich goede kansen voordoen, grijpen we die zeker. Een uitbreiding moet echter wel passend en logisch zijn.”

Binding

Om te zorgen dat de vestigingen zich ook daadwerkelijk één kantoor voelen, zijn er sectiemanagers aangesteld. Zo is partner en kandidaat-notaris Anne-Marie Smelt manager van de sectie familierecht. In die hoedanigheid bezoekt zij vanuit Zwolle geregeld alle vestigingen om te horen wat er speelt.

“Onze modellen en digitale werkprocessen zijn in beginsel overal hetzelfde,” vertelt ze. “De managers stroomlijnen het gebruik ervan per sectie. Verder is er voor vakinhoudelijke overleg en kennisdeling tussen de vestigingen veel contact via videoconferenties of via de Bubble – een soort Whatsapp –. Minstens twee keer per jaar komen de complete secties bij elkaar, zodat alle notarissen en kandidaat-notarissen elkaar zien en beter leren kennen. Dat zijn manieren om te zorgen dat collega’s elkaars expertises goed kennen en dat iedere jurist zich deel van Het Notarieel voelt. Die binding vinden we heel belangrijk.”

Ook belangrijk voor het kantoor: een laagdrempelige en vlotte uitstraling naar cliënten toe, vooral richting particulieren. Smelt: “Dat zie je al aan onze website, die anders is dan bij veel andere notariskantoren. We willen uitstralen dat de notaris niet stoffig of saai is. Het kan leuk zijn om naar de notaris te gaan, als je bijvoorbeeld hier komt omdat je een huis gekocht hebt. Dat moet een feestje zijn.”

Het is de reden dat de bezoeker bij het betreden van het kantoorpand aan de Eekwal in Zwolle niet het gevoel heeft dat er liefst 55 mensen werken. De entree is intiem, een bewuste keuze,” aldus Timmerman. “Cliënten mogen nooit het gevoel krijgen dat ze een ‘aktenfabriek’ binnenstappen, dat willen we ook niet zijn.”

Achter de laagdrempelige façade gaat een modern uitgerust notariskantoor schuil. “Conceptaktes mailen doen we al bijna drie jaar niet meer, in verband met de AVG en het risico op het lekken van persoonsgegevens,” zegt Timmerman. “Iedere cliënt krijgt een eigen beveiligde digitale omgeving waarin we alle stukken klaarzetten. We krijgen van klanten terug dat ze dit superfijn vinden. Ze hebben na het inloggen alles bij de hand en zijn nooit meer iets kwijt. Tussenpersonen, zoals makelaars en hypotheekadviseurs, hebben ook zo’n digitale omgeving voor al hun klanten die bij Het Notarieel zitten. We geloven dat we ook hier nog vrij uniek in zijn, in onze regio althans.”


‘We merken dat onze
boodschap
tot de
markt begint door
te dringen


Onze kracht
richting de
arbeidsmarkt: je
kunt hier alles doen
en meemaken

‘Naamsbekendheid trekt talent’

Intussen is het ook zaak zelf het juridisch talent van morgen actiever te benaderen, zeker in de krappe notariële arbeidsmarkt. “Het is voor ons wel makkelijker om goede mensen te vinden dan voor kleine notariskantoren, dat heeft beslist te maken met onze naamsbekendheid,” zegt Smelt. “Maar het gaat niet vanzelf: er staan niet direct twintig mensen op de stoep als we een vacature hebben, in die zin merken we dat de arbeidsmarkt krap is.”

Daarom gaat Het Notarieel sinds kort zelf meer naar universiteiten en studieverenigingen toe – eerst in Groningen, Utrecht en Nijmegen – om beter zichtbaar te worden bij studenten notarieel recht. Smelt: “We willen vooral laten zien dat je bij ons kantoor als startend kandidaat-notaris alle kanten op kunt. Als je het zogenoemde Zuidas-werk leuk vindt, kun je hier terecht, maar ook als je liever samenlevingscontracten voor jonge stellen opmaakt. Ik denk dat dit onze kracht is richting de arbeidsmarkt: je kunt hier alles doen en meemaken, en later altijd nog de keuze maken tussen ondernemingsrecht, vastgoed of familierecht. Je hoeft niet voor ‘groot’ of ‘klein’ te kiezen, je wordt breed opgeleid en kunt beide meemaken.”

Wat Het Notarieel betreft blijft deze zo breed mogelijke dienstverlening aan zowel kleine particulieren als beursgenoteerde ondernemingen in de toekomst prima te combineren. “Absoluut, iedereen moet zich bij ons thuis kunnen voelen,” zegt Smelt. “De mevrouw van 80 die een testament wil laten opmaken moet zich hier net zo thuis voelen als de beursgenoteerde onderneming. Die zitten gewoon naast elkaar in de wachtkamer. Dat is wat we willen uitdragen: wij zijn er voor iedereen.”