ACHTERGROND
Nieuwe functies in de advocatuur: de futurist, de pricing officer en de legal designer
‘Onze cliënten kijken vooruit, dus moeten wij nóg verder kijken’
De eerste Chief Happy Officer is al te vinden in de advocatuur, de fancy functies poppen ook in dit vakgebied op. Of hij al iets levert, is maar de vraag. Dat doen de futurist, pricing officer en legal design advocaat al wel. Ze leveren ook nuttig werk voor klanten en voor de toekomst van het vak, al zeggen ze het zelf.
Door Erik Jan Bolsius
Futurist Sanjay Khanna heeft een unieke rol bij Baker McKenzie. Hij kan met cliënten nadenken over de toekomst van hun sector en bedrijf, en met zijn collega’s over hoe zij vanuit het juridische of fiscale vakgebied daar het beste op kunnen anticiperen. “Ik geef presentaties voor grote cliënten, of organiseer panels over duurzame energie, de toekomst van nationale staten, ontwikkelingen in de gezondheidszorg en andere grote thema’s.”
Zo slaat hij een brug tussen de advocatuur en de business, vertelt de Canadees Khanna tijdens een kort bezoek aan zijn Nederlandse collega’s. Wat het kantoor daaraan heeft? “Zo kunnen we de ontwikkelingen in de wereld van onze cliënten blijven volgen. Wij zijn de ‘new lawyers’, het is mijn werk om cliënten en collega’s te helpen navigeren in een onzekere toekomst.”
Eureka-moment
Op een heel ander manier, maar met hetzelfde doel – de ingewikkelde uitdagingen van de klant inzichtelijk maken – levert legal design advocaat Maurits Fornier zijn diensten. De voormalig Freshfields-advocaat was al gewend aan het uittekenen van een ingewikkelde casus, maar moest zijn aantekeningen altijd omzetten in geschreven woorden.
Tot hij een tekening mee de rechtszaal in nam en de rechter meekreeg omdat hij zo zijn punt veel beter kon toelichten. “Dat was mijn Eureka-moment,” zegt Fornier. Inmiddels werkt hij met zes mensen in zijn Legal Design Studio.
“Het omzetten van een argument naar een beeld dat werkt voor de ontvanger is echt een vak apart,” vertelt Fornier. “Wat wij doen, sluit aan bij een aantal maatschappelijke ontwikkelingen. Er is een gebrek aan focus, mensen lezen minder en concentreren zich slechter op een ingewikkelde tekst. Ook wordt de maatschappij juridisch complexer en geschillen worden ingewikkelder, met grotere gevolgen.”
Hij ziet de juridische communicatie toenemen, ook buiten de rechtszaal. “Denk aan de corporate governance binnen grote ondernemingen. Hoe verdeel je de bevoegdheden goed? Wij maakten voor een opdrachtgever een A4’tje waarin vijf types besluiten werden benoemd. Zo weet de counsel in een oogopslag wie het besluit mag nemen, wie het mag goedkeuren en hoe de besluiten worden genomen.” Het helpt dat hij zelf advocaat is, weet Fornier. “Je hoeft mij het procesrecht niet uit te leggen.”
Pleidooi
Fornier vertelt hoe hij ingewikkelde technische informatie helder maakte in een octrooizaak. ‘Octrooiadvocaten zijn vaak halve techneuten. In een procedure over de datatransmissie tussen telefoon en zendmast was er ruzie over het octrooi. Het is dan essentieel dat de rechter de uitvinding begrijpt. Een klassieke advocaat omschrijft dat met woorden en experts leggen het in rapporten van honderden pagina’s uit. De wederpartij doet dat ook, en ze hebben ieder andere definities. Ons werd gevraagd de technische werking van dat systeem uit te leggen. Wij hebben samen geschaafd aan de strategie van het pleidooi, stellen vragen, spelen de onwetende rechter.”
Daarna bedenken ze hoe het te presenteren. “Dat moet elke advocaat natuurlijk doen. Wij maakten een set van tien heel grote vellen met tekeningen, waarin we bij elke tekening een extra laag met uitleg gaven. Die licht de advocaat in anderhalf uur toe, dat is zijn pleidooi.”
Fornier benadrukt dat er als een soort voice-over bij de tekeningen ook teksten komen, die ook zonder de tekeningen kunnen worden gebruikt bij het schrijven van het uiteindelijke vonnis. “Ik ben geen octrooiadvocaat, dat kunnen er maar een paar, maar ik kan wel helpen, als plug-in van dat team. Omdat ik de analyse van het dossier ook zelf kan doen, kan ik de kern van de zaak al tot 90 procent doorgronden. In die zin zijn wij geen uitvoerders, we creëren echt iets nieuws.”
Zijn tarief is er ook naar, bevestigt hij desgevraagd. “Dat ligt eerder op het niveau van de advocaten dan op dat van een grafisch ontwerper.”
Pricing Officer
De baan van Pricing Officer Jordy de Vries van Houthoff is een antwoord op de wensen van met name inkopers bij grote opdrachtgevers. “Offertes worden al veel langer gemaakt in de advocatuur, maar de manier waarop ik werk is wel nieuw,” vertelt De Vries. “Partners offreerden vaak op basis van hun eigen kennis en ervaring. Door het proces te centraliseren, kunnen we meer data gebruiken om accurater en consistenter te offreren.” Het is precies wat de inkopers aan de andere kant van de tafel vragen van advocatenkantoren, weet hij. “De data-analyse bij klanten is toegenomen, waardoor ze zelf ook meer inzicht hebben in wat een handeling moet kosten.” Voor een opdracht waarin het voortbestaan van een bedrijf op het spel staat, is de inbreng van een Pricing Officer bescheiden. “Als het huis in brand staat, ga je niet eerst onderhandelen over de kosten van het bluswerk. Dan geef ik alleen input over de hoogte van de tarieven.”
Maar in veel andere zaken kan De Vries op basis van eigen data uit eerdere zaken alternatieve prijsmodellen voorstellen. De Pricing Officer zit nog wel eens tussen twee vuren in. “Vanuit commercieel perspectief willen we de opdracht binnenhalen en vragen de business developers om een zo scherp mogelijk tarief. Dit moet ik afwegen tegen de risico’s die we nemen om tot een voorstel te komen dat werkt voor de klant en voor ons intern.” De collega’s van Legal Project Management zorgen voor de budgetmonitoring als een project eenmaal loopt. Zij zien onder meer of er bijgestuurd moet worden en of er out of scope werk is opgekomen. Met de data van deze projecten kan De Vries zijn voorstellen maken. “We laten algoritmes lopen over alle zaken die we de afgelopen jaren hebben gedaan, om ze te classificeren.”
Limiet
De bedrijfseconoom weet dat de advocaten zijn werk op prijs stellen. “Ja, ik maak hun werk makkelijker. Ze hoeven zich geen zorgen te maken over het financiële aspect, ze kunnen hun inhoudelijke advies geven.” Hoe weet hij of hij zijn werk goed gedaan heeft? “Als onze klant tevreden is met de prijs van het juridisch advies. We gaan ervan uit dat dat inhoudelijk top is, maar er zit altijd een limiet aan wat men ervoor wil betalen. Ik moet zorgen dat de prijs op het juiste niveau zit.”
Natuurlijk weet De Vries dat er nog steeds wel eens op basis van minder rationele argumenten geoffreerd wordt. “Als een advocaat bijvoorbeeld een zaak wil doen omdat het juridisch zó interessant is dat hij of zij het niet wil laten lopen. Uiteindelijk kan de organisatie dan altijd een andere keuze maken. Maar het voordeel is dan dat ze dankzij onze analyses een besluit nemen op basis van cijfers, en niet alleen op gevoel. Als we het erover eens zijn welke kansen en financiële risico’s we dan nemen, is het makkelijker te accepteren als het misgaat.” De Vries kan met zijn werk ook een bijdrage leveren aan het afschaffen van het werken op uurtarief. Zelf denkt hij dat dat niet zo’n vaart zal lopen. “Er zal altijd een aandeel van het werk op uurtarief worden gedaan, maar door de beschikbaarheid van data kunnen we ons werk aan een zaak steeds beter inschatten. Hoe voorspelbaarder het werk is, hoe beter we er een vaste prijs aan kunnen hangen. Er zijn altijd unieke factoren, dus de prijs voor elke procedure is anders, maar elk element erin kun je wel becijferen.” De Vries is ook betrokken bij het ontwikkelen van nieuwe vormen van tarifering. “Ja, we kijken naar andere verdienmodellen, ook buiten de advocatuur. Denk aan hoe vliegtuigmaatschappijen hun prijzen dynamisch vaststellen. Dat kan voor ons ook werken.”
Innovatiehub
Buiten de advocatuur kijken, dat doet trendwatcher of futurist Khanna van Baker McKenzie eigenlijk voortdurend. “Onze cliënten willen dat we strategische business partners zijn. Ik kan ze helpen denken ‘what’s next’ en ‘what’s beyond’: of het nu Artificial Intelligence, schone energie of klimaatverandering is.” Khanna weet zich omringd door collega’s met een innovatieve mindset. Het kantoor heeft een innovatiehub, vele innovatieambassadeurs bij de lokale vestigingen, een co-creatielab en werkt constant samen met universiteiten. “We hebben wereldwijd meer dan 6.000 advocaten en fiscalisten, die moeten allemaal hun eigen niche zien te vinden. Door zelf met innovatie bezig te zijn, kunnen we op dit vlak ook waarde toevoegen voor onze cliënten.”
Alleen al het feit dat het kantoor een futurist in dienst heeft, leidt tot het aantrekken van vernieuwend ingestelde advocaten, merkt Khanna: ‘Het werkt bij het aantrekken van talent.’ De grootste impact van zijn werk zit hem in de gesprekken die Khanna heeft met het management van grote bedrijven. “Of het nou gaat over energietransitie, transport, data, privacy of klimaatverandering. Als wij op dat niveau meepraten en het denken daarover enigszins kunnen beïnvloeden, is dat zeer waardevol.”
Dit is zeker een taak voor advocatenkantoren, vindt Khanna. “Onze cliënten hebben te maken met een exponentieel veranderende wereld. Het is zaak dat wij die wereld goed kunnen duiden, niet alleen hoe die er nu uitziet maar vooral waar het heengaat. Die combinatie van een brede blik in de toekomst en juridische expertise is essentieel. Onze cliënten kijken vooruit, dus moeten wij nóg verder vooruit kijken.”