Big data,
grote gevolgen
Hoe cliënten door analyse van big data voor het eerst écht op advocaatkosten kunnen besparen
Door Jaap Bosman,
CEO – partner van TGO Consulting
Iedere advocaat die de afgelopen tien jaar wel eens een conferentie of congres heeft bezocht over de advocatuur heeft uit de mond van cliënten kunnen horen dat de kosten van advocaten omlaag moeten. Al voor, maar zeker na de financiële crisis zijn bedrijven naarstig op zoek gegaan naar methoden om de kosten van juridische bijstand te drukken.
Het waren logischerwijs de grote multinationals en de banken die hierin het voortouw namen. Zij beschikken immers over grote professionele juridische afdelingen en hebben hoge uitgaven aan externe advocaten. Stap-1 was in de meeste gevallen het snoeien in het aantal verschillende kantoren waarmee wordt samengewerkt. Het was destijds niet ongebruikelijk dat iedere bedrijfsjurist, iedere individuele vestiging of divisie en iedere afdeling binnen het bedrijf zijn eigen clubje van advocatenkantoren had waarmee werd samengewerkt. Het loont dan al snel om al het werk te concentreren bij een beperkt aantal kantoren. Ook vanuit het oogpunt van uniformiteit en kwaliteitsbeheersing heeft dit zo zijn voordelen. Het begrip ‘panel firm’ was de nieuwe realiteit.
Ongeveer tegelijkertijd wordt bij bedrijven een begin gemaakt met de verdere professionalisering van het selectieproces van de ‘legal panel firms’. De afdeling inkoop raakt betrokken en advocaten moeten door de zelfde molen als potloden en wc-papier. Dit tot afschuw van de kantoren, en – veelal – tot ongenoegen van de bedrijfsjuristen. En hoewel de afdeling inkoop in de loop der jaren geleidelijk steeds meer naar de achtergrond verdwijnt, worden de gebruikte technieken wel overgenomen door de General Counsel. Aan de selectie van de kantoren die deel uit maken van het legal panel gaat inmiddels altijd een formele en intensieve selectieprocedure vooraf, waaraan kantoren op uitnodiging kunnen deelnemen.
Dergelijke selectieprocessen bestaan vaak uit een RFI (Request For Information) waarbij kantoren lange en gecompliceerde vragenlijsten en formulieren moeten invullen, die de cliënt alle informatie moeten verschaffen die nodig is om te beoordelen of een kantoor überhaupt kwalificeert. Voor een kantoor is dit een zeer tijdrovend proces omdat sommige gevraagde gegevens niet meteen voor handen zijn.
Aan de hand van de van alle uitgenodigde kantoren ontvangen informatie bepaalt de cliënt welke kantoren worden uitgenodigd deel te nemen aan de tweede fase: het RFP (Request For Proposal). De kantoren op de shortlist moeten nu een concreet commercieel voorstel doen. Hierin gaat het naast uurtarieven ook over – gratis – secondments, kennisdeling, het al dan niet in rekening brengen van reistijd, et cetera. Het is niet ongebruikelijk dat de kantoren hun uurtarieven moeten indienen via een ‘online auction’, waarbij kantoren kunnen realtime kunnen zien hoe hun tarief zich verhoudt tot dat van de laagste bieder. Dit alles om de cliënt de best mogelijke deal te garanderen.
Aan de hand van de uitgebrachte offertes bepaalt de cliënt uiteindelijk welke advocatenkantoren de komende periode deel gaan uitmaken van het ‘legal panel’. Het is als lezer goed te beseffen dat een plaats op het legal panel een kantoor nog niet garandeert dat de cliënt ook daadwerkelijk met werk komt. Een plek op het legal panel biedt geen enkele garantie, het betekent niet meer dan dat een bedrijfsjurist desgewenst het kantoor mag inschakelen tegen de vooraf overeengekomen voorwaarden. Daar komt nog bij dat het de cliënt altijd is toegestaan om, als ze dat nodig acht, gebruik te maken van een kantoor dat geen onderdeel uitmaakt van het legal panel en waarmee ook geen raamwerk prijsafspraken zijn gemaakt.
Het wonderlijke is dat tien jaar hameren op lagere kosten en tien jaar professionalisering van het inkoop en selectieproces niet hebben geleid tot noemenswaardige kostenreducties voor cliënten. De marktcijfers bewijzen dit. Na een korte dip in 2008 zijn jaar na jaar de omzet en winstcijfers gestegen van de advocatenkantoren die deze grote ondernemingen bedienen. Effectief zijn deze cliënten niet minder, maar meer gaan betalen. Focus op het uurtarief werkt niet, lagere tarieven leiden niet tot lagere kosten.
“Het wonderlijke is dat tien jaar hameren op lagere kosten en tien jaar professionalisering van het inkoop en selectieproces niet hebben geleid tot noemenswaardige kostenreducties voor cliënten ”
“We onderzoeken momenteel de mogelijkheid of de ACC deze wereldwijde database – waarin te vinden is hoeveel tijd met een bepaald type zaak is gemoeid – kan beheren”
Een recente internationale rondvraag onder General Counsel van grote ondernemingen laat zien dat bedrijfsjuristen gemiddeld meer tevreden zijn over kantoren die geen onderdeel uitmaken van het panel. Het proces waar een kantoor doorheen moet om op het panel te geraken krijgt in de meeste gevallen geen follow up. Eenmaal op het panel, blijft alles gewoon bij het oude. De relatie tussen bedrijfsjurist en advocaat is in de dagelijkse praktijk niet wezenlijk veranderd. De hoogte van de declaraties ook niet.
Tegelijkertijd aan de andere kant van de oceaan
Op 29 juni 2007 introduceert Steve Jobs de IPhone. Dit is een voor de hele wereld zichtbare manifestatie van de dynamiek die in de Verenigde Staten heerst in Silicon Valley. Er worden in die tijd grote stappen gezet in alles wat met computers en software te maken heeft. Een van de gebieden waarop veel vooruitgang wordt geboekt is dat van de Big Data. Het wordt steeds gebruikelijker om zoveel mogelijk data te verzamelen en ook de mogelijkheden om op basis van die data analyses te maken nemen steeds verder toe. Het is dan ook niet verwonderlijk dat in de VS ook een aantal grote bedrijven met grote bedrijfsjuridische afdelingen en hele grote uitgaven aan externe advocaten begint te experimenteren met het inzetten van data-analyse voor het managen van de juridische kosten.
Tijdens het schrijven van mijn nieuwe boek heb ik met een aantal van deze pioniers gesproken. Uiteraard was het voor hen in het begin heel moeilijk om de juiste data te boven water te krijgen. Het gebruikmaken van e-billing, waarbij advocaten hun declaraties elektronisch en volgens een voorgeschreven format moeten indienen was in dit opzicht een grote stap voorwaarts. Aanvankelijk waren er ook geen specifieke software tools beschikbaar om de data te analyseren. De eerste analyses zijn dan ook vaak gewoon in Excel gemaakt. Kwartaal na kwartaal is er vooruitgang geboekt. De dataverzameling werd steeds omvangrijker en beter van kwaliteit en ook de analyses werden steeds slimmer en meer diepgaand.
Een bedrijfsjurist is in de eerste plaats een jurist en geen data-analist. Het duurde dan ook niet lang voordat het verzamelen en analyseren van de data werd overgenomen door specialisten en onderdeel werd van de nieuw ontstane functie Legal Operations. Eind 2015 wordt door bedrijven zoals Yahoo, Facebook, Google, Adobe, Cisco en Oracle, CLOC (Corporate Legal Operations Consortium) opgericht als platform om onderling kennis en ervaring uit te wisselen en best practices te ontwikkelen. Vanaf dat moment komt pas echt de vaart erin, en wordt er met de data-analyses veel vooruitgang geboekt. Ook andere voortrekkers zoals Microsoft, GlaxoSmithKline en Shell behoren tot de early adopters.
Focus op efficiency
De afgelopen jaren zijn er door de grote multinationals enorme hoeveelheden declaraties van advocaten verzameld en geanalyseerd. Deze data zijn te analyseren aan de hand van diverse kenmerken zoals belang, complexiteit, jurisdictie en rechtsgebied. Er is anno 2018 zoveel data beschikbaar dat het voor de bedrijfsjuristen mogelijk is om voor iedere zaak een benchmark te hebben over de hoeveelheid tijd die de externe advocaat nodig zal hebben onderverdeeld naar ervaringsjaren.
Deze verregaande analyse van de besteedde tijd is gebruikt om inefficiënties aan het licht te brengen. Het wordt bij analyse al snel duidelijk dat een deel van de kosten vermijdbaar is wanneer er efficiënter zou worden gewerkt. De inefficiëntie vinden we zowel aan de zijde van het kantoor als bij de cliënt. In de gebruikelijke samenwerking die gebaseerd is op de hoeveelheid gespendeerde tijd, komen alle inefficiënties voor rekening van de cliënt.
De praktijk heeft inmiddels geleerd dat cliënten bij gelijke kwaliteit en gelijke tarieven al snel 25% kunnen besparen op de kosten van externe advocaten door zoveel mogelijk inefficiëntie uit het proces te halen. In tegenstelling tot focus op het uurtarief, levert focus op efficiëntie cliënten meteen geld op. Data-analyse maakt dit mogelijk.
Naar een nieuwe vorm van samenwerken
Bij Big Data geldt dat een grotere dataset een betrouwbaarder analyse oplevert. Op een beperkte schaal worden de dataverzamelingen die verschillende bedrijven hebben opgebouwd al – geanonimiseerd – gedeeld. De bedrijven staan in beginsel niet afwijzend tegen het delen van hun data met anderen, mits er niet een derde partij tussen zit die er geld aan wil verdienen en de gegevens nooit zijn terug te herleiden tot een cliënt, een kantoor of een specifieke zaak.
Begin juni dit jaar heb ik een overleg gehad met de leiding van de ACC (Association of Corporate Counsel). De ACC is met meer dan 40.000 leden in 85 landen de grootste organisatie van bedrijfsjuristen in de wereld. We onderzoeken momenteel de mogelijkheid of de ACC deze wereldwijde database – waarin te vinden is hoeveel tijd met een bepaald type zaak is gemoeid – kan beheren. De gedachte is de data gratis of tegen nominale kosten toegankelijk te maken voor alle bedrijfsjuristen wereldwijd, mits zij zelf ook data aanleveren.
Een dergelijke ‘publieke’ database maakt het mogelijk dat ook bedrijven met een kleine juridische afdeling kunnen gaan sturen op efficiëntie in hun relatie met de externe advocaat. Daarmee wordt het voor een hele grote groep cliënten mogelijk om substantieel te gaan besparen op de juridische kosten.
Sturen op efficiëntie betekent meer focus op toegevoegde waarde en minder op tijd. Dit betekent dat er een nieuwe vorm van permanente dialoog zal ontstaan tussen cliënt en advocaat. Voor advocaten betekent dit een fundamentele verandering van de manier waarop wordt gewerkt. Vandaag zijn nog alle meetsystemen en beloningsystemen gebaseerd op het aantal declarabele uren dat een advocaat maakt. Toen ik begon in de advocatuur heb ik nog net oudere partners meegemaakt die in het verleden een dossier wogen op de hand om de hoogte van de declaratie te bepalen. De laatste decennia heeft de verzakelijking van de advocatuur meetbaarheid van uren tot norm verklaard. Misschien moeten we daar nu weer een beetje vanaf…
Jaap Bosman is CEO – partner van TGO Consulting en auteur van de wereldwijde bestseller ‘Death of a Law Firm’.