Het zijn interessante tijden voor de advocatuur. Wie tegenwoordig geen visie en strategie heeft, is stuurloos. Wie die wel heeft, maar geen integrale uitvoering ervan op de terreinen HR, business development, marketing en communicatie, finance, ICT en innovatie, die maakt ook het moeilijk voor zichzelf.

Want de markt voor de advocatuur is volatiel, en het navigeren ervan vraagt om keuzes maken en specialistische kennis in huis hebben. Een enkele managing partner aan het roer zetten, vaak een mededingingsjurist met enige kennis van marktwerking, is niet langer de oplossing voor veel kantoren. Enter: de kantoordirecteur.

Het zijn interessante tijden voor de advocatuur. Wie tegenwoordig geen visie en strategie heeft, is stuurloos. Wie die wel heeft, maar geen integrale uitvoering ervan op de terreinen HR, business development, marketing en communicatie, finance, ICT en innovatie, die maakt ook het moeilijk voor zichzelf.

Want de markt voor de advocatuur is volatiel, en het navigeren ervan vraagt om keuzes maken en specialistische kennis in huis hebben. Een enkele managing partner aan het roer zetten, vaak een mededingingsjurist met enige kennis van marktwerking, is niet langer de oplossing voor veel kantoren. Enter: de kantoordirecteur.

Willem Jan Makkinga is een relatieve nieuwkomer aan het front. Hij startte bij Philips, was onder andere directeur/uitgever bij De Persgroep en bracht NRC Next de wereld in. Hij werkte ook in de reclame en als directeur voor FOX vakanties. Hij is geen advocaat, ook geen jurist.

Terwijl Makkinga vertelt over zijn achtergrond wordt duidelijk waarom iemand als hij tegenwoordig een advocatenkantoor bestuurt: de branches waarin hij eerder actief was vertonen grote gelijkenissen met de huidige markt van de advocatuur en waar die naar toe beweegt: consolidatie en verdringing.

Makkinga: “Als je kijkt naar de markt dan wordt dezelfde koek door steeds meer spelers verdeeld. Er zijn simpelweg teveel kantoren en advocaten, marges worden kleiner en er is sterke disruptie door digitalisering.” Wie niet in staat is om aan te haken bij de grote trends krijgt het moeilijk weet Makkinga: “Je ziet dan de reacties: fuseren, stoppen, meer samenwerken of autonoom door.”

Samenwerken

AKD heeft dat begrepen en duidelijke keuzes gemaakt. Mark Kater is er fulltime actief als CFO en COO. Hij bestuurt samen met twee partners die al veel langer dan hij bij kantoor zitten, waardoor het bestuur veel vertrouwen geniet. Alle drie houden zij zich bezig met zowel strategie als operatie, waarbij Mark de stafhoofden aanstuurt en eindverantwoordelijk is voor Finance.

Voordat hij CEO/CFO bij AKD was, begeleidde hij veranderprocessen bij andere kantoren en gaf leiding aan de afdelingen business development en marketing bij Allen & Overy. Kater werd twee jaar geleden binnengehaald om de strategie van AKD versneld uit te rollen. Een proces dat nog loopt.

Die strategie is het bedienen van de nationale en internationale upper- en mid markt. Die focus bepaalt ook de keuzes om bepaalde investeringen wel of niet te doen, in technologie bijvoorbeeld. Wat ziet Kater aan trends die niet genegeerd kunnen worden door een kantoor als AKD en hoe speelt het kantoor daarop in? Kater: “Technologie staat aan de ene kant in dienst van onze mensen, zodat die met leuker en uitdagender werk bezig kunnen zijn, en aan de andere kant in dienst van onze cliënten, zodat wij nog efficiënter voor en met hen kunnen werken.”

Due diligence noemt Kater als een van die geautomatiseerde processen die advocaten in staat stelt de inhoudelijke kant van een M&A-transactie bezig kunnen zijn, en het hele due diligence-proces aanzienlijk efficiënter verloopt. “Wij investeren zelf niet in de ontwikkeling van dit soort tools, maar werken samen met startups, of ontwikkelen het in co-creatie, bijvoorbeeld om de processen verder te optimaliseren. Daar doen we dan pilots mee. Ook wordt er in ons notariaat samengewerkt met een grote internationale partner die actief is in vastgoed om Blockchain technologie toe te passen. Dit staat nog in de kinderschoenen, maar heeft enorme potentie.

Ook big data-toepassingen worden steeds meer gewoon, volgens Kater. Dat geeft AKD de mogelijkheden beter te kunnen voorspellen wat de kosten voor een bepaalde zaak of een bepaald project zijn. Daarvoor moet ze data en knowhow structureren. “Grote hoeveelheden zeer snel kunnen doorzoeken is voor ons interessant. In het Engels ging het al makkelijk, maar nu kan het bijvoorbeeld ook in het Koreaans of Japans, wat heel effectief is voor een kantoor als het onze, dat steeds vaker internationale cliënten adviseert.”

Samenwerking wordt mogelijk door de strategie en visie op de markt die Kater uitvoert, want er vloeit een duidelijke positionering uit voort. Daardoor valt de wereld simpel gezegd in twee delen: concurrenten en (potentiële) partners. Dat opent de deur voor gerichte samenwerking. Kater: “Je ziet een enorme jacht op de top van het werk bij de grotere kantoren. Wij bedienen grotendeels een andere markt. Wij helpen bijvoorbeeld de nationale maak-industrie, maar ook Japanse, Italiaanse en Amerikaanse spelers met hun investeringen hier. Samenwerken met andere kantoren kan prima in dit soort zaken.”

Fuseren

Ten Holter Noordam advocaten is een in Rotterdam en Dordrecht geworteld kantoor dat landelijk opereert met 45 advocaten. Nana Le Brun-van Susante’s komst, begin 2018, volgde op een turbulente periode van twee jaar na een fusie, verbouwing en fysieke verplaatsingen.

“De boel op orde krijgen en zorgen dat we blijvend konden waarmaken wat we klanten beloofden, was de opdracht. Er was daarom sterke focus op de wisselwerking van processen binnen de bedrijfsvoering, de strategie en beleid nodig – kijken hoe de die elkaar beïnvloeden en versterken. De visie en lijnen zijn uitgezet, gedragen en ingebed en we kunnen vooruitkijken,” aldus Le Brun.

De kantoordirecteur heeft een lange staat van dienst in de advocatuur en veel soorten kantoren van binnen gezien. Ze begon bij De Brauw als advocaat, werd maatschapssecretaris en HRM-adviseur bij Pels Rijcken, waarna haar ervaring samenkwam in de functie van kantoordirecteur bij onder andere TeekensKarstens en Heussen advocaten & notarissen.

Men vroeg Le Brun om meer verbinding te brengen, maar ook om het individu en hun kwaliteiten te waarborgen en talent verder te ontwikkelen. Le Brun: “Want een specialisatie is niet meer genoeg, je moet een niche hebben, een echte subspecialisatie. We hebben die mensen en kwaliteit in huis, maar dat moet nog veel herkenbaarder worden.”

De communicatieve uitdaging is voor haar om die kwaliteit, maar ook om de bedrijfscultuur transparant te maken voor de klant en nieuw talent. “Daar zijn we nu heel erg mee bezig. We hebben mensen voor marketing en HRM aangenomen.”

“Bij de Zuidas heeft iedereen meteen een beeld. Voor ons is het lastiger te laten zien wat we kunnen en wie we zijn. We zoeken naar manieren hoe we de sterke kanten van onze cultuur kunnen communiceren, zoals de ruimhartigheid van dit kantoor. Mensen met een goed verhaal krijgen hier echt de ruimte om het werk en de carrière vanaf het begin zelf vorm te geven. We werken vanuit vertrouwen, wie dat aangrijpt kan hier zijn eigen podiumplek creëren.”

Autonoom

Makkinga’s kantoor, Van Traa Advocaten, is eveneens in Rotterdam gevestigd en heeft ruim dertig advocaten in het team. Ook Makkinga startte dit jaar bij zijn huidige werkgever. Zijn opdracht? “Samen met mijn medebestuurders hebben we een koers uitgezet voor de komende drie jaar die de volle breedte van de bedrijfsvoering beslaat.”

Van Traa heeft geen plannen voor een fusie volgens Makkinga. “We gaan zelfstandig verder, want we hebben een echte niche, een leidende positie in transport, logistiek en internationale handel, en een rijke historie die teruggaat tot 1898. We willen onze positie de komende jaren verdiepen en verbreden, bij voorkeur op eigen kracht.”

Die historie en niche geeft volgens Makkinga een unieke cultuur met veel aandacht voor de zachte waarden als teamwerk, leiderschap, creativiteit en empathie. “Dat willen we graag zo houden. Onze recruitment is daardoor selectief en kritisch. Wij willen groeien door te investeren in eigen mensen, maar ook in nieuwe mensen die affiniteit hebben met onze praktijken en onze cultuur.”

Net als bij de andere twee kantoren is de ontwikkeling van de mensen in lijn met de strategie belangrijk. Voor AKD is dat de ondernemende T-shaped Lawyer, bij Ten Holter Noordam krijgt men dus veel vrijheid en steun om in lijn met persoonlijke voorkeuren en stijl een praktijk op te bouwen. Van Traa legt sterk de nadruk op investeren in duurzame relaties en klantkennis, zodat een oplossing altijd passend is. Daarbij hoort een goed CRM en de juiste processen zodat de klantkennis centraal in de organisatie verankerd is, aldus Makkinga.

Veel advocaten vinden de markt al erg onvoorspelbaar geworden vergeleken met 10 jaar geleden. Focus en positioneren zijn nu een noodzaak en betekent kiezen. Middelgrote kantoren die van alles een beetje doen hebben het volgens Makkinga daardoor moeilijker en merken meer van nieuwe spelers, zoals de grote accountants.

Consolidatie betekent volgens hem ook dat je sneller moet kunnen inspelen op veranderende klantbehoeften: “Dat is een cruciaal onderdeel van elke strategie en speelt een doorslaggevende rol.’ Makkinga verwacht in de toekomst nog meer disruptie: ‘De advocatuur die ik nu zie, is nog een beetje een naïeve markt. Het kan niet anders of er komt nog meer beweging.’